+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Рассмотрение исполнение входящего письма

Рассмотрение исполнение входящего письма

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации. Вместе с тем электронная почта, как основной коммуникационный канал, постоянно подвержена риску заражения и хакерским атакам, поэтому при автоматизации процесса по регистрации электронных документов всегда остро стоит вопрос информационной безопасности. Stream предназначен для преобразования текста электронного письма в html-формат в исходной кодировке письма. Рисунок 1 - Диаграмма взаимодействия модулей Проверка электронных писем на наличие во вложениях недопустимых типов файлов и вредоносного содержимого выполняется с помощью ПО Kaspersky Antivirus, взаимодействие с которым выполняется через интерфейс Kaspersky API, и разработанных модулей FindInCompress и VBAFinder. Тип файла каждого полученного вложения проверяется на соответствие запрещенным для импорта в СЭД:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Некоторые секреты входящих документов

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации. Вместе с тем электронная почта, как основной коммуникационный канал, постоянно подвержена риску заражения и хакерским атакам, поэтому при автоматизации процесса по регистрации электронных документов всегда остро стоит вопрос информационной безопасности.

Stream предназначен для преобразования текста электронного письма в html-формат в исходной кодировке письма. Рисунок 1 - Диаграмма взаимодействия модулей Проверка электронных писем на наличие во вложениях недопустимых типов файлов и вредоносного содержимого выполняется с помощью ПО Kaspersky Antivirus, взаимодействие с которым выполняется через интерфейс Kaspersky API, и разработанных модулей FindInCompress и VBAFinder.

Тип файла каждого полученного вложения проверяется на соответствие запрещенным для импорта в СЭД:. Если файл является архивным rar, tar, zip, 7z , то проверяется его содержимое на наличие файлов запрещенного типа. После этого выполняется проверка с использованием антивирусного сканера в режиме максимальной эвристики. В завершении выполняется проверка на содержание в файле скрытых данных, таких как: макросы, модули VBA, элементы Active-X. В результате: файлы недопустимого типа или содержащие скрытые данные не импортируются в систему, после регистрации документа адресат информируется об исключении вложения в ответном электронном письме; письмо с вредоносным содержимым не регистрируется, в DIRECTUM формируется задача в адрес специалистов по информационной безопасности.

После обработки электронные письма удаляются с почтового сервера. Вынесенные на ленту задания действия позволяют делопроизводителю: зарегистрировать в системе один или несколько документов; связать приложения с ранее зарегистрированным документом; отменить регистрацию документа. Данное представление РКК было разработано специально для работы с письмами, поступающими по электронной почте, и существенно отличается от стандартного представления, в котором ежедневно работают делопроизводители заказчика.

Список связанных документов формируется автоматически из документов, вложенных в задачу делопроизводителя. В списке указывается название документа, формат расширения и размер файла. Таким образом, делопроизводитель, работая из одного окна, может ознакомиться с содержанием документов в области предпросмотра и указать один из них в качестве основного регистрируемого. При сохранении изменений в РКК выбранный основной документ преобразуется в формат PDF, выполняется автоматическая простановка штрих-кода на его первой странице.

Удалось повысить уровень защиты от различных видов угроз вирусов, спама , автоматизировав поиск файлов недопустимых типов, скрытых данных и вредоносного программного обеспечения во вложениях. Отправители, не являющиеся пользователями системы, автоматически информируются о результате обработки сообщения, при необходимости могут получить информацию об исполнителях по зарегистрированному документу, не привлекая для этого сотрудников отдела ДОУ.

Команда Разработчики - Кудряшов Л. Аналитик - Азизова Г.

Глава 1. Документооборот

К записи комментариев Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно. Этап 1: получение корреспонденции. В каждой организации он может быть построен по-разному.

Целесообразно разработать трафаретный текст такого письма. Первичная обработка документов Если на адрес компании поступает письмо с пометкой "лично" или адресованные общественным организациями, то по нормам служебного этикета такие письма не вскрывают. Их перенаправляют по назначению безо всякой обработки. В всех остальных случаях конверты с письмом распечатываются, и в большинстве случаев уничтожаются.

Обработка документов

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Карточная система регистрации документов Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов. Журнальная система регистрации документа Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее — документов в год. Журнал регистрации входящих документов Журнал регистрации исходящих и внутренних документов Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления. Пример В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью листов. При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Регистрация входящих документов

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие поступающие документы , то есть поступающие в организацию; исходящие отправляемые документы; Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте

.

.

Работа с входящими документами

.

В Федеральном законе от № ФЗ «О порядке рассмотрения обращений Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2020 usvacrb.ru